정관은 법인 설립 시 필수 서류이다. 기업 활동의 근간 규칙을 정한 문서인 정관은 법인 내에서 헌법과 같은 의미이다. 즉, 기업 내에서 발생하는 모든 사항은 정관을 통해 해결할 수 있어 기업 상황에 따라 주기적으로 변경해야 한다. 하지만 많은 기업은 정관을 변경하지 않고, 설립 당시와 동일하게 유지하는 오류를 범한다.

설립 시 작성하는 표준정관에는 발행할 주식의 총수와 금액, 공고 방법, 발기인 성명, 주민등록번호, 주소, 본점 소재지, 기업 목적과 상호 등의 절대적 기재 사항에 국한되어 있다. 따라서 관련 상법이 변경될 경우, 임원이나 주주의 위험을 막아줄 수 없다.

경영권을 방어할 수 없는 정관은 없는 것이나 마찬가지다. 정관은 관련 상법이 변경되거나 기업 상황이 바뀔 때마다 변경하는 것이 원칙이다. 특히 사업 분야에 관련된 내용과 임원보수, 퇴직금, 상여금, 유족 보상금, 배당 등의 규정에 있어서는 기업의 상황에 맞도록 수정해야 한다.

정관에 재무관리 항목의 내용이 포함되어 있지 않다면, 임직원에게 스톡옵션 발행 시 비상장주식의 가치 평가 없이 액면가로 배당한 사실에 대해 증여세 또는 양도소득세가 부과될 수 있다. 또한 임원 퇴직금 규정의 경우에도 정관에 기재하지 않으면 부당행위계산부인을 적용받아 과도한 세금을 납부할 수 있다.

이렇듯 정관에 기재된 내용이 명확하지 않다면 기업을 정당하게 운영했더라도 부당행위로 간주당할 수 있고 적법하게 처리했음에도 소송을 당하거나, 횡령 및 배임으로 고발당할 수 있다. 또 비용으로 인정받지 못해 막대한 세금과 추징금을 부담해야 할 수 있다. 따라서 법인이 보유한 정관을 꼼꼼하게 분석해 현재의 기업 상황, 변화된 상법 및 세법, 경영의 방향성 등에 따라 점검하고 변경하는 것이 중요하다.

대전에서 제조업을 하는 V 사는 가족기업으로 과거 부동산 매각 과정에서 양도세와 법인세를 절감하기 위해 임원 퇴직금을 활용했다. 임원 퇴직금 규정은 주주총회 결의를 통해 진행되었고 양도차익의 50%에 달하는 금액을 퇴직금으로 지급했다. 하지만 국세청은 ‘법인세법 제25조 과다경비 등의 손금불산입’을 근거로 인건비 부인에 대한 소송을 제기했다. 대법원은 임원 퇴직급여로 대표이사에게 월 보수액의 100배, 감사에게 50배를 지급한 것이 성공적인 부동산 매각공로를 인정해 특별상여금을 지급한 행위가 특수관계에 있는 특정 임원의 퇴직급여를 급격히 인상하기 위한 일시적 행위로 판단해 국세청의 손을 들어줬다.

정관을 변경해야 한다면, 기업의 현재 상황을 면밀히 파악해야 한다. 과거 정관에 존재하지 않는 기업 설립에 따른 형식적인 사항이 현재 기업 운영에 방해된다면, 과감히 삭제해야 한다. 또 개정된 상법에 맞는 규정을 담고 있어야 한다.

아울러 기업 운영에 관한 의사결정 시 효율적이고 합리적인 절차로 경영권을 방어할 수 있는지 검토해야 한다. 정관은 경영권 방어와 지분확보 전략에 큰 영향이 있다. 즉, 제삼자에게 지분을 배정하거나 자기주식 취득 및 처분 등 지분확보와 관련이 크다.

이에 전문가의 도움을 받아 기업 상황을 진단하고, 기업 조직과 활동 목적에 맞는 정관 변경이 필요하다. 또한 관련 법규가 개정될 때마다 신속하게 반응해 정관을 정비해야 한다. 기업의 사업영역과 방향, 재무회계와 관련된 경영의 전반적인 기업 활동을 고려해야 하고 임원보수, 퇴직금, 상여금, 직무발명보상금, 배당, 유족보상 등 세부적인 항목을 꼼꼼하게 정비해야 한다. 그러나 상법, 세법, 노동법 등의 규정은 매번 변화하기에 정관 변경 시 전문가의 도움을 받는 것이 바람직할 것이다.

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