정관은 주주와 임원의 이익을 실현하기 위한 운영 근간과 전략을 규정한 것으로 법인의 근본 규칙을 정해놓은 문서다. 이 문서는 기업의 지배 구조를 정비하는 수단으로 사용되며, 기업 활동에서 발생하는 위험에서 경영인을 보호하고 노무 관련 제도를 규정해 분쟁을 조정한다.

정관은 회사의 자치법규로 제3자에게 효력을 미치지 못하지만, 정관을 작성한 발기인을 포함한 회사 구성원과 기관을 구속한다. 정관에는 절대적 기재사항과 상대적 기재사항이 포함된다. 절대적 기재사항은 상법에서 정한 회사의 목적, 상호, 회사가 발행할 주식의 총수, 회사가 설립될 때 발행하는 주식의 총수, 1주의 금액, 본점의 소재지, 회사의 공고 방법, 발기인의 성명 및 주소가 포함된다. 또 주식의 양도제한, 중간배당과 같이 기재하지 않으면 효력이 발생하지 않는 상대적 기재사항과 임의적 기재사항이 포함된다.

법인에 있어 정관은 중요한 문서지만 다수의 기업은 법률과 정책, 기업 환경이 달라져도 설립 당시의 표준정관을 보유하고 있어 문제다. 표준정관을 유지하는 기업은 정당하게 법인을 운영하고 있더라도 문제 상황이 발생하는 경우 정관 규정이 미흡한 탓에 부당행위로 간주되거나, 편법운영에 대한 오해를 받을 수 있다. 즉, 법인 정관의 규정 미비로 인한 소송, 횡령, 배임 혐의를 받을 수 있고 과세당국으로부터 세금을 추징당할 수 있다.

기업에서 연구소 설립 비용으로 3억 원의 투자금이 필요해 증자로 자금을 운용한다고 가정해보자. 증자와 주소 이전을 위한 정관 변경 작업이 필요하기 때문에 연구소 설립 시기를 조정해야 할 것이다. 또 명확한 규정 없이 임원의 퇴직금을 지급한 경우라면, 정관 변경 작업을 하지 않았기 때문에 부득이하게 세금을 납부하게 될 수 있다. 그렇기 때문에 기업의 성장과 상법 및 세법의 변경사항에 맞춰 정관을 주기적으로 검토하고 변경하는 작업이 필요하다.

또 필요한 조항은 반드시 추가하고, 불필요한 것들은 과감히 삭제해야 한다. 기업이 성장해 임직원의 동기부여를 위한 스톡옵션을 발행한다면, 정관에 반드시 그 규정이 있어야 한다. 규정 없이 시가보다 낮은 금액 또는 액면가로 배당한다면 증여세, 양도소득세 폭탄을 맞을 수 있다.

법인 정관은 대표와 주주의 이익 실현을 목적으로 제도, 규정, 기업 상황의 변화에 따른 변경이 필요하다. 또 기업의 경제적 사정 혹은 주주구성 분포 및 경영정책에 따라 비교적 자유롭게 변경할 수 있다. 그러나 정관 변경 시 대상과 범위에 따른 제한은 없지만, 이사회 및 주주총회 결의, 개정안 작성, 등기 등의 법적 절차를 준수해야 한다.

아울러 강행 법규 또는 선량한 풍속 및 기타 사회질서를 벗어날 수 없고, 주식회사의 본질에 반하거나 주주의 고유권 및 주주 평등의 원칙에 어긋나는 형태의 정관 변경은 허용되지 않는다.

또 임원보수와 유족보상제도, 비상장주식 기업가치 평가, 대표이사의 가지급금 및 가수금 정리, 미처분 이익잉여금을 통한 기업 자금 활용, 차명주식 해지 및 기업가치 조절, 가업승계, 기업 경영관리 시스템 구축, 정책자금 및 지원금 활용, 배당 및 증자 등의 활용 방안을 고려해야 한다.

아울러 실질적인 기업 운영에 대한 의사결정 구조가 효율적이며 합리적인지 확인해야 하고, 적법한 방법으로 경영권을 방어할 수 있는지와 경영인에 대한 보호장치가 적합한지 등을 검토해야 하므로 전문가와 함께 진행하는 것이 바람직하다.

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